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Manipuler Word et remplacer

Compléter automatiquement un document Word à partir de données d'un tableau Excel. Toutes les insertions dans Word se font en une seule fois avec les données de votre tableau, quel que soit le nombre de documents à mettre à jour. Notre solution Excel Multi-Doc gère cela de manière automatique et facile.

Avantages

  • Vous créez de nouveaux documents Word à partir d’un ou plusieurs modèles Word, pour une ou plusieurs lignes de votre tableau Excel, le tout en une seule action.
  • Une fois les modèles Word créés, vous n’avez plus besoin de les manipuler pour générer de nouveaux documents.
  • La création de document Word se gère entièrement depuis Excel.
  • Si vous le souhaitez, Excel crée les dossiers dans lesquels il range les documents générés.

Contexte

  • Remplacer facilement du texte dans Word depuis Excel.
  • Générérer des documents Word par lot.
  • Automatiser la création de contrat.
  • Compléter un document Word depuis un tableau Excel.
  • Créer automatiquement des documents Word.
  • Générer des documents depuis une base de données.

Modèles Word

Vous avez un ou plusieurs documents Word avec un texte général. Ces modèles comptent une ou plusieurs pages. Exemples :

  • Contrat de travail, à compléter avec les données du nouvel embauché,
  • Contrat de partenariat, à compléter avec son nom et coordonnées et types de prestations, services,…
  • Condition générale de ventes, à compléter avec nom et coordonnées des clients,
  • Conditions particulières,
  • Attestation, à compléter avec nom, adresse, fonctions,….
  • Certificat,
  • Plusieurs types de courriers,
  • Accord de confidentialité,
  • Feuille d’émargement,
  • etc…

Ces modèles contiennent tout le texte standard mis en forme (titre, gras, italique, tailles des caractères,…)

Données spécifiques

Vous avez des données spécifiques à une personne, un salarié, un collaborateur, un client, un fournisseur, un partenaire,…. que vous souhaitez intégrer dans les modèles word.

Exemples de données spécifiques.

  • Nom et prénom,
  • Coordonnées (adresse, téléphone, courriel, site web,…),
  • Référence (numéro Siret, Siren, n°de TVA, code NAF,…),
  • Fonction, service,
  • Salaire mensuel, salaire horaire, montant de primes, jours de congés, échelon, numéro de convention collective,…
  • Numéro de contrat,
  • Horaire de travail ou d’intervention,
  • Description de la prestation ou de la marchandise,
  • etc…

Tableau Excel

Un tableau Excel contient toutes ces données spécifiques en exemples ci-dessus. Une fois ces données spécifiques intégrées dans notre fichier Excel Multi-Doc, vous pouvez, en un seul clic, compléter facilement et automatiquement un ou plusieurs des modèles Word.

Vous placez les modèles Word (contrat, certificat, attestation…) dans un dossier spécifique de l’explorateur.

Mise à jour automatique

Avec Excel Multi-Doc, vous déclenchez en un clic la macro VBA. Ce programme se charge de :

  1. Ouvrir le ou les modèles Word, un par un,
  2. Lire le tableau Excel et  mettre à jour chaque modèle Word avec vos données spécifiques du tableau (nom, prénoms, fonction, adresse….),
  3. Enregistrer chaque document sous un nouveau nom (nom du document modèle + un terme que vous avez définis).
  4. Sauvegarder le tableau Excel de données afin, éventuellement, de les réutiliser plus tard, dans un contexte similaire.
  5. Convertir, éventuellement, chaque document Word en pdf.

Questions-réponses

Combien de données maximums peut contenir le tableau Excel ?

Presque illimité (en vrai 33 000).

Combien de modèles Word puis-je compléter en une seule opération avec Excel Multi-Doc ?

Des dizaines.

Combien de temps faut-il pour compléter quatre modèles Word avec une cinquante de données spécifiques ?

Quelques petites minutes ou quelques secondes selon les performances de l’ordinateur.

Toutes les données du tableau Excel doivent-elles figurer dans chaque modèle Word ?

Non, chaque modèle Word peut-contenir toutes les données du tableau Excel, ou une partie seulement, ou une seule.

Les données spécifiques que j’incorpore dans les documents Word peuvent-elles être mises en forme dans les documents finaux ?

Oui, vous faites la mise en forme dans le modèle Word (gras, police de caractère, taille, couleur,...). Après traitement, les données incorporées conservent la mise en forme du modèle de départ. Les données peuvent avoir une mise en forme différente les unes des autres

 

 

Excel remplit word

 

 

video

 

 

 

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